Wybór kalendarza firmowego dla zespołu pracowników to ważne zadanie. Kalendarz nie tylko pomoże w organizacji czasu, ale może również stać się narzędziem motywującym i budującym tożsamość zespołu. Jeśli nie możesz się zdecydować na najlepszy kalendarz dla swojego zespołu, przygotowaliśmy listę pytań, które mogą być cenną wskazówką.

Czym kierować się przy wyborze kalendarza firmowego dla zespołu?

1. Jakie są potrzeby w zakresie funkcjonalności kalendarza firmowego?

Czy zespół potrzebuje kalendarza biurkowego, książkowego, ściennego, czy może kieszonkowego? Decyzja ta zależy od charakteru pracy. Niektórzy pracownicy mogą potrzebować większej przestrzeni na codzienne notatki i zadania, innym zaś wystarczy widok miesięczny. Pojawia się również pytanie, czy kalendarz powinien zawierać listy zadań, przestrzeń na notatki, informacje o świętach, strefy czasowe czy inne przydatne funkcje?

2. Czy kalendarz dla zespołu projektowego ma być brandowany?

Firmowe kalendarze najczęściej są personalizowane lub indywidualizowane. Jeśli decydujesz się na nich umieścić logo firmy, firmowe kolory oraz hasła, to wszystko powinno być widoczne i konsekwentnie prezentowane w całym kalendarzu. Równocześnie kalendarz powinien być estetycznie zaprojektowany i odzwierciedlać charakter firmy. Wysoka jakość materiałów i druku świadczy o profesjonalizmie firmy i może zwiększyć chęć korzystania z kalendarza przez pracowników.

3. Czy firmowy kalendarz ma być ekologicznym produktem, czy nie ma to znaczenia?

Wybierając ekologiczne materiały i procesy drukowania, firma może promować zrównoważony rozwój i pokazać pracownikom, że dba o środowisko. Są to uniwersalne wartości, którymi można się chwalić i budować na nich swój wizerunek. 

4. Jaki format powinny mieć kalendarze dla zespołu?

Jeśli pracownicy często podróżują, kompaktowy kalendarz książkowy może być bardziej przydatny. Dla tych, którzy spędzają większość czasu w biurze, większy kalendarz biurkowy lub ścienny będzie lepszym wyborem.

5. Do jakiej kwoty zamówienia interesują Cię firmowe kalendarze?

Bardzo często ostateczny wybór kalendarza zależy od dostępnego budżetu. Warto zastanowić się, czy inwestycja w droższe, ale bardziej funkcjonalne i atrakcyjne wizualnie kalendarze przyniesie korzyści w postaci lepszej organizacji i motywacji pracowników, czy może tak samo dobrze sprawdzą się prostsze, minimalistyczne, a przy tym tańsze kalendarze. 

6. Co pracownicy mają do powiedzenia na temat kalendarzy?

Aby dokonać najlepszego wyboru, warto zapytać pracowników o ich preferencje i potrzeby. Może to również pomóc w zwiększeniu zaangażowania i poczucia przynależności do firmy, będzie również formą szacunku i zainteresowania ze strony pracodawcy.

Kalendarze dla firm: Czy jedna wielka tablica kalendarza to najlepszy pomysł?

Kiedy mówimy o kalendarzach dla firm, jednym z popularnych rozwiązań jest wielka tablica, często nazywana tablicą kalendarzową lub kalendarzem ściennym. Takie kalendarze mają wiele zalet, ale też pewne wady. Czy są one najlepszym wyborem? 

Zalety wielkiej tablicy kalendarzowej

Dzięki dużej powierzchni wszyscy pracownicy mogą łatwo zobaczyć ważne daty, terminy i wydarzenia. To z kolei ułatwia koordynację działań w zespole, ponieważ wszyscy mają dostęp do tych samych informacji. Jeżeli kalendarz został wykonany z lakierowanych lub laminowanych materiałów, można po nim pisać z flamastrów suchościeralnych lub mocować do niego magnesy. Ułatwia to z kolei nadawanie zadaniom różnych priorytetów. Dzięki tablicy kalendarzowej pracownicy mogą dodawać, usuwać lub modyfikować wpisy w sposób indywidualny. Ponadto, jeśli nie są aktualnie potrzebne, takie kalendarze tablicowe mogą być centralnym miejscem na notatki, przypomnienia itp. firmowe sprawy.

Wady tablicy kalendarzowej

Wszystkie informacje są widoczne dla wszystkich pracowników, co może być problemem, jeśli chcemy zachować pewne informacje w tajemnicy. Mimo że kalendarze te są duże, mogą się okazać zbyt małe dla firm o dużym zespole lub dla tych, które mają wiele zadań do zarządzania. Wtedy konieczne może być zamocowanie ich kilku sztuk, na co z kolei często brakuje miejsca na ścianach. Pisane flamastrami wpisy mogą być łatwo zmieniane lub usunięte, co może prowadzić do wielu nieporozumień. No i to, co najważniejsze, taka duża tablica jest stacjonarna i nie może być łatwo zabrana na spotkania czy wyjazdy.

Czy jest to zatem najlepszy wybór?

Dla małych i średnich firm, gdzie potrzeba koordynacji w zespole jest kluczowa, duże kalendarze ścienne mogą być idealnym rozwiązaniem. Dla firm o różnorodnych działaniach i potrzebie prywatności, może być konieczne połączenie tablicy kalendarza z indywidualnymi kalendarzami pracowników, np. książkowymi. 

Wspólne planowanie w biurze: Jakie narzędzia ułatwią koordynację czasu?

Współpraca przy planowaniu pracy jest kluczem do skutecznej koordynacji działań w zespole. Aby zapewnić płynną współpracę i minimalizować konflikty związane z czasem, warto zastosować odpowiednie narzędzia, uzupełniające tradycyjny papierowy kalendarz. Niektóre z nich przedstawiamy poniżej.

• Kalendarze elektroniczne. Np. takie jak Google Kalendarz, które pozwalają na tworzenie wielu kalendarzy online i udostępnianie ich członkom zespołu, ustawianie przypomnień i integrację z innymi aplikacjami.
• Oprogramowanie do zarządzania projektami. Np. Trello, czyli wizualna tablica z kartami, która pozwala na planowanie zadań w formie list, a także Asana, umożliwiająca planowanie zadań, projektów i terminów oraz przypisywanie ich odpowiednim osobom.
• Narzędzia do rezerwacji spotkań. Jedno z nich to Calendly, które pozwala innym osobom rezerwować spotkania w wolnych terminach bez konieczności wymiany wielu e-maili.
• Aplikacje do komunikacji wewnętrznej. Dobrze w tym celu sprawdza się Slack. Jest to platforma komunikacyjna z funkcją integracji z wieloma narzędziami, w tym z kalendarzami i aplikacjami do zarządzania projektami. Polecamy również Microsoft Teams, który poza komunikacją, oferuje również funkcje do współdzielenia dokumentów i planowania spotkań.