Czy jest coś przyjemniejszego od momentu, kiedy zamykamy projekt o czasie, a wszystkie zadania są realizowane, a cele osiągnięte? W tym kontekście kalendarze w zarządzaniu projektami odgrywają kluczową rolę, zwiększając produktywność i sprawiając, że praca przebiega gładko. Personalizacja kalendarzy pozwala na tworzenie systemu obiegu informacji, wybierając formaty, które najlepiej służą celom projektu od kalendarzy ściennych, przez trójdzielne, po elektroniczne aplikacje. To również sprawia, że praca nad projektem staje się intuicyjna i przyjemna, a każdy projekt jest finalizowany z poczuciem spełnienia i sukcesu.

Spis treści

• Jakie są najlepsze praktyki w wykorzystaniu kalendarza do śledzenia postępów projektu?
• W jaki sposób notatniki mogą pomóc w organizacji i planowaniu projektu?
• Jakie techniki notowania są najbardziej efektywne w zarządzaniu projektem?
• Jakie są zalety połączenia cyfrwych i tradycyjnych metod w zarządzaniu projektami?
• Jakie narzędzia i dodatki do kalendarzy i notatników są pomocne w zarządzaniu projektami?

Jakie są najlepsze praktyki w wykorzystaniu kalendarza do śledzenia postępów projektu?

Zaczynaj każdy dzień od planowania. Przejrzyj zadania i cele na dany dzień oraz aktualizuj kalendarz książkowy lub notes o nowe spotkania, terminy.

Kalendarze w zarządzaniu projektami bardzo lubią kolory. Kamienie milowe i postępy projektu zaznaczaj. Przypisz kolory do różnych typów zadań, spotkań. Używaj naklejek, fluorescencyjnych markerów. Ułatwi to szybkie zlokalizowanie poszczególnych elementów projektu.

Zapisuj krótkie notatki dotyczące postępów w realizacji projektu. Może to obejmować ukończone zadania, zmiany w planie, czy uwagi dotyczące spotkań.

Co tydzień i miesiąc poświęć trochę czasu na przegląd projektu. Oceń, co udało się osiągnąć, a co wymaga dodatkowej uwagi lub korekty.
Jeśli korzystasz dodatkowo z cyfrowych narzędzi zarządzania projektami, upewnij się, że informacje w kalendarzu książkowym są synchronizowane z cyfrowymi kalendarzami.

Jeśli kalendarz książkowy ma kieszonki lub możesz dodawać strony, wykorzystaj to do przechowywania ważnych dokumentów, takich jak plany projektu, umowy czy wizytówki kluczowych osób.
Planowanie i organizacja projektów to procesy dynamiczne, które wymagają dostosowań. Używaj ołówka dla łatwiejszego wprowadzania zmian.

W jaki sposób notatniki mogą pomóc w organizacji i planowaniu projektu?

Notatniki w biznesie umożliwiają zebranie wszystkich istotnych informacji w jednym miejscu. Mogą służyć do przechowywania notatek ze spotkań, pomysłów, zadań do wykonania, terminów, a także list kontaktowych.
Można tworzyć harmonogramy i cele projektowe, co pozwala na łatwe śledzenie postępów i terminów.

Zapisywanie zadań i tworzenie list do zrobienia pomoże w lepszym zarządzaniu czasem i priorytetami.

Proces ręcznego pisania i rysowania stymuluje kreatywność i pomaga w generowaniu nowych pomysłów. Notowanie myśli w kalendarzu książkowym bez ograniczeń formatu cyfrowego może prowadzić do odkrywania nowych perspektyw.

Jakie techniki notowania są najbardziej efektywne w zarządzaniu projektem?

• Metoda Bullet Journal (BuJo) to cały system porządkowania, który ułatwia planowanie i weryfikowanie, czy zmierzasz w określonym kierunku. Użytkownicy mogą dostosować metodę do potrzeb, tworząc listy zadań, harmonogramy, śledząc postępy projektów i notując pomysły. Przydatna dla menedżerów projektów do zarządzania różnymi aspektami projektu w jednym, łatwo dostępnym miejscu.
• Mapy Myśli, pozwalają na wizualizację wątków projektu, co ułatwia planowanie i generowanie pomysłów. Mind mapping jest przydatny w fazie planowania, pomaga zidentyfikować kluczowe zadania, zasoby i cele.
• Metoda GTD, stworzona przez Davida Allena metoda Getting Things Done pomaga w efektywnym zarządzaniu czasem i zadaniami. Dzieli zadania na akcje, które można natychmiast podjąć, planowanie tych działań w kalendarzu oraz regularne przeglądanie i aktualizowanie list zadań. Dla menedżerów do utrzymywania porządku w swoich obowiązkach i zapewnienia, że wszystkie aspekty projektu są odpowiednio monitorowane.
• Metoda Cornella, technika wykładowcy z uniwersytetu, polega na zapisywaniu najważniejszych informacji, także używaniu słów kluczowych oraz dodawaniu podsumowania. Jest podzielona na trzy sekcje: notatki, kluczowe słowa i streszczenie. Przydatna podczas spotkań, szkoleń i sesji brainstormingowych, pomaga w organizacji czasu i łatwym przeglądaniu kluczowych punktów.
• Kanban, tablice pozwalają na śledzenie postępów zadań od do zrobienia, przez w trakcie, aż do zakończone. Dla wizualizacji pracy i monitorowania postępów zespołu.
• Technika blokowania czasu, pozwala skupić się na jednym zadaniu, bez rozkojarzenia innymi zadaniami lub przerywnikami. Wyznaczając konkretny przedział czasowy na wykonanie zadania, mamy większe szanse na ukończenie go z sukcesem.

Jakie są zalety połączenia cyfrowych i tradycyjnych metod w zarządzaniu projektami?

Wykorzystanie zarówno metod cyfrowych, jak i tradycyjnych pozwala dostosować narzędzia do konkretnych potrzeb projektu. Kalendarze w zarządzaniu projektami udowadniają na co dzień, że niektóre zadania mogą być lepiej zarządzane za pomocą narzędzi cyfrowych, podczas gdy inne mogą korzystać z prostoty kalendariów książkowych, czy notesów.

Cyfrowe narzędzia zapewniają łatwy dostęp do informacji z dowolnego miejsca i urządzenia, co jest kluczowe dla zdalnych zespołów. Notatniki w biznesie czy kalendarze książkowe, oferują natychmiastową dostępność bez potrzeby dostępu do Internetu, czy elektryczności.

Połączenie obu metod pozwala na większą personalizację w zarządzaniu projektami. Użytkownicy mogą dostosować narzędzia do własnych metod pracy.

Jakie narzędzia i dodatki do kalendarzy i notatników są pomocne w zarządzaniu projektami?

• Zakładki i separatory
• Kolorowe długopisy/markery
• Naklejki
• Szablony
• Spinacze i klipy
• Kieszonki i koperty
• Indeksy i tabele
• Aplikacje mobilne (Trello, Asana, Notion)

Korzystanie z biurowych akcesoriów pomoże w utrzymaniu porządku w planowaniu i realizacji projektu. Duet cyfrowych metod oraz kalendarzy książkowych stworzy zrównoważone środowisko pracy i przełoży się na lepsze wyniki projektów, a wszystkie informacje będą łatwo dostępne.