Czy doświadczasz uczucia przemęczenia, przepracowania i życia w ciągłym stresie? A czy wiesz, że odpowiednio używany kalendarz, jest jednym z najskuteczniejszych narzędzi w zarządzaniu czasem? Jeśli nauczysz się z niego korzystać na co dzień, może Ci to bardzo pomóc w poprawie jakości życia prywatnego i zawodowego. 

Jak kalendarz może pomóc w uniknięciu przeciążenia terminarza?

Poniżej przedstawiamy kilka praktycznych wskazówek, przydatnych w codziennym korzystaniu z kalendarza. Jeśli do tej pory sięgałeś po niego, aby sprawdzić aktualną datę, zapisać numer telefonu lub zaplanować wakacyjny urlop, wymaga to od Ciebie zmiany nawyków i jeszcze częstszego sięgania po ten produkt.

• Wizualizuj zadania. Wpisując w kalendarz wszystkie rzeczy, które masz zrobić danego dnia, szybko będziesz mógł zauważyć, które dni tygodnia stanowią wyzwanie pod kątem pracy, a które będą dla Ciebie lżejsze. Wówczas postaraj się przenieść część obowiązków na inne dni.
• Stosuj priorytety. Możesz używać różnych kolorów do wskazywania ważności i pilności swoich zadań. To pomoże w identyfikacji zadań, które muszą być wykonane najpierw.
• Przewiduj czas na przerwę. Koniecznie planuj regularne przerwy w ciągu dnia. Daje to szansę na odnowienie energii i zmniejszenie stresu. Nawet krótkie przerwy mogą znacząco poprawić produktywność.
• Przestrzegaj limitów. Określ konkretne godziny pracy i postaraj się ich przestrzegać. Kiedy dzień pracy się kończy, staraj się nie zaglądać do kalendarza ani nie przyjmować nowych zadań.
• Planuj długoterminowo. Używaj kalendarza, aby planować projekty z wyprzedzeniem. Dzięki temu można łatwiej rozdzielić zadania na mniejsze części i uniknąć nagromadzenia się pracy w ostatniej chwili.
• Unikaj wykonywania wielu zadań jednocześnie. Jeśli do tej pory byłeś zwolennikiem multitaskingu, pora z tym skończyć. Badania jednoznacznie pokazują, że pracujemy efektywniej, kiedy wykonujemy tylko jedną rzecz w danym czasie. Dzięki temu zwiększa się swoją koncentrację.

Zasada 80/20 w planowaniu: Jak wybierać priorytety w kalendarzu?

Zasada 80/20, nazywana też zasadą Pareto, mówi o tym, że w wielu sytuacjach 80% efektów pochodzi od 20% pracy. W kontekście zarządzania czasem i planowania, zasada ta sugeruje, że 80% naszych wyników pochodzi z 20% naszych działań. Kluczem jest zidentyfikowanie i skoncentrowanie się na tych 20% najważniejszych zadaniach w ciągu całego dnia, tygodnia lub miesiąca. Aby skutecznie wykorzystać zasadę 80/20 w planowaniu i wyborze priorytetów w kalendarzu, można zastosować następujące metody. 

• Analizowanie zadań. Sporządź listę wszystkich zadań, które musisz wykonać. Zastanów się, które z nich mają największy wpływ na osiągnięcie Twoich celów, zarówno zawodowych, jak i osobistych, a następnie nadaj im najwyższy priorytet.
• Ogranicz lub przekaż inne, mniej ważne zadania. Zastanów się, czy mniej ważne zadania mogą być odłożone na później, zautomatyzowane lub przekazane innym osobom. 
• Regularnie przeglądaj kalendarz. Cyklicznie analizuj swoje zadania i osiągnięcia, by upewnić się, że nadal koncentrujesz się na tych najważniejszych 20%. Adaptuj swoje plany, w miarę jak pojawiają się nowe priorytety.
• Chroń czas zaplanowany na pracę. Kiedy już zidentyfikujesz kluczowe 20% działań, rób wszystko, by chronić czas przeznaczony na ich realizację. Unikaj niepotrzebnych przerw, niezaplanowanych spotkań i odbierania telefonów. 
• Stosuj zasadę 80/20 w innych sferach życia. Możesz się zastanowić nad tym, czy zasada 80/20 nie będzie przydatna w życiu prywatnym, realizowaniu swoich pasji itp.

Stosując się do wyżej opisanej zasady, masz szansę poprawić swoją produktywność i wyeliminować ze swojego życia zbędne i małowartościowe czynności, które pochłaniają cenny czas, a nie przynoszą wymiernych efektów.

Kalendarz jako narzędzie do walki ze stresem w pracy: Praktyczne wskazówki

Korzystanie z kalendarza daje poczucie większej kontroli nad swoim czasem i całym życiem. Jest to bardzo ważne dla ograniczenia negatywnego wpływu stresu na zdrowie. Mając pod ręką swój kalendarz, sam siebie utrzymujesz w przekonaniu, że panujesz nad tym, co robisz i jesteś odporny na czynniki zewnętrzne. Nie wierzysz, że to prawda? W tym przypadku nie ma to większego znaczenia, ponieważ działa to, jak samosprawdzająca się przepowiednia. Wystarczy, że będziesz udawał, że tak jest, a stanie się to faktem. W osiągnięciu tego efektu pomogą Ci następujące wskazówki.

• Zacznij dzień od przeglądu kalendarza. Idealnie sprawdza się do tego kalendarz książkowy, który zawsze możesz mieć przy sobie. Jedząc śniadanie i pijąc poranną kawę, otwórz go i przeczytaj wszystkie zadania, które masz wpisane na ten dzień. Pozwoli Ci się to lepiej do nich przygotować oraz unikniesz zapomnienia o części z nich. Codziennie rano zidentyfikuj 1-3 najważniejsze zadania na dany dzień i zarezerwuj dla nich pierwszeństwo. Wykonanie tych zadań na początek dnia może przynieść uczucie satysfakcji i zmniejszyć uczucie przytłoczenia.
• Kalendarz dla pracowników. W takich miejscach jak zakłady fryzjerskie czy salony kosmetyczne z kilkoma stanowiskami i pracownikami, warto każdemu z nich założyć jego własny kalendarz, do którego będzie wpisywał umówione spotkania, wizyty, ich godziny itp. Wprawdzie istnieje wiele programów komputerowych, które ułatwiają tę pracę, ale kalendarz książkowy jest odporny na brak prądu i awarie techniczne.
• Stosuj przypomnienia. Idealnie nadają się do tego małe kolorowe karteczki post-it, które możesz wklejać na kartki z wyjątkowo ważnymi zadaniami do wykonania. Dzięki temu będziesz o nich pamiętać o wiele wcześniej i to na nich skoncentrujesz swoje główne działania.
• Weekendy zostaw dla siebie. Poza wyjątkowymi przypadkami, kiedy w weekend musisz pracować, sobotę i niedzielę zaplanuj dla siebie i swojej rodziny. Przeznacz ten czas na aktywności, które sprawiają Wam przyjemność. Nie miej z tego powodu wyrzutów sumienia. Pamiętaj, że do efektywnej pracy potrzebna jest energia, a tę można mieć tylko wtedy, kiedy jesteś wypoczęty i przygotowany do pracy.

Szukasz czegoś innego?

Skorzystaj z usług naszych doradców klienta!

Wiemy jak ciężki potrafi być wybór gadżetów promocyjnych odpowiednio dopasowanych do filozofii firmy, dlatego nasi pracownicy przechodzą odpowiednie szkolenie, tak aby doradzić Państwu w wyborze, z którego będziecie zadowoleni.

Wypełnij formularz kontaktowy, a nasz doradca klienta skontaktuje się z Tobą jeszcze tego samego dnia!