Jeśli dopiero od niedawna używasz kalendarza książkowego, pewną zagadką może być dla Ciebie, jak prawidłowo planować w nim dzień. Osobisty kalendarz to świetne narzędzie do efektywnego zarządzania czasem. W tym artykule dowiesz się, na czym polega planowanie dnia codziennego i jak wykorzystać do tego celu swój kalendarz.

Plan dnia — od czego zacząć?

Na początek określ, jakie cele chcesz osiągnąć w ciągu dnia. To może być praca, nauka, zadania domowe czy też czas na relaks. Następnie sporządź w kalendarzu listę zadań do wykonania. Oznacz je według priorytetów, czyli które są najważniejsze i wymagają natychmiastowej uwagi, a które można odłożyć na później. Obok każdego z tych zadań możesz wpisać szacowaną godzinę, kiedy trzeba je wykonać. 

Przypisz także każdemu zadaniu szacowany czas jego wykonania. Staraj się być realistyczny i uwzględnić ewentualne przerwy czy przerwy na posiłki. Nie zapomnij o krótkich przerwach pomiędzy zadaniami. Pomogą Ci one odpocząć i odświeżyć myśli. Jest to szczególnie ważne, jeśli pracujesz w terenie i musisz się przemieszczać z miejsca na miejsce. Dojazdy w korkach mogą zajmować więcej czasu, niż zaplanowałeś, przez co plan dnia w kalendarzu może być nierealny do wykonania. Weź to pod uwagę.

Jeśli pracujesz w zespole lub masz dużo spotkań, zarezerwuj czas na komunikację i sprawdzanie wiadomości, ale staraj się ograniczyć te czynności do określonych momentów. Planując dzień, pamiętaj także o tym, że życie czasem przynosi niespodzianki. Dlatego pozostaw trochę elastyczności w swoim kalendarzu na nieprzewidziane sytuacje. Na koniec dnia lub na początku kolejnego, oceniaj, jak dobrze udało Ci się zrealizować plan i dostosuj go na przyszłość, aby stawać się coraz bardziej efektywnym.

Jak skutecznie planować dzień?

W planie dnia nie zapominaj o czasie na dbanie o siebie. To ważne, aby zachować równowagę między pracą a życiem osobistym. Może to być godzina lub dwie przeznaczona na to, co lubisz: bieganie, pływanie, spotkania ze znajomymi lub inne mniejsze, lub większe przyjemności. Jeśli tworzysz plan dnia dorosłego człowieka, który ma swoją rodzinę, staraj się podzielić dzień na dwie części: zawodową i prywatną.

Zawodowa może trwać np. od 8 do 16, a prywatna od 17 do 22. W tej pierwszej poświęcisz się pracy zawodowej, a w drugiej będziesz spędzać czas z rodziną i wykonywać rzeczy z nią związane. Pamiętaj, że planowanie dnia to elastyczny proces, który może wymagać pewnej praktyki, zanim osiągniesz idealną równowagę między produktywnością a relaksem. Dostosuj swój plan do własnych potrzeb i pilnuj, aby utrzymywać odpowiednią równowagę między pracą a życiem prywatnym.

Jak trzymać się planu dnia?

Kiedy już wiesz, jak zrobić plan dnia, pojawia się pytanie, jak go realizować? Zdecydowana większość osób właśnie z tym ma największe trudności. Dlaczego? Ponieważ w ciągu dnia pojawia się wiele innych niezaplanowanych zadań, którym albo my, albo ktoś inny próbuje nadać wysoki priorytet, niwecząc to, co jest zaplanowane w kalendarzu. Oczywiście trzeba się liczyć z tym, że nie zawsze w 100 procentach uda się wykonać cały plan dnia. Mogą się pojawić niezaplanowane rzeczy, które trzeba wykonać natychmiast, przez co inne sprawy odsuną się w czasie. Jednak to Ty sam powinieneś decydować o tym, kiedy tak może się stać. Musisz zatem trenować asertywność i umieć odmawiać innym osobom, które proszą Cię o pomoc kosztem swojego czasu, a także samodzielnie nadawać realne priorytety swoim zadaniom.

Planowanie dnia codziennego — jakie trudności można napotkać?

Największą trudnością w realizacji planu dnia niewątpliwie są niezaplanowane wydarzenia. Do takich przypadków może dochodzić codziennie. Jak się bronić przed tym, aby nie wprowadziły one chaosu do tego, co wcześniej zaplanowaliśmy? Przede wszystkim powinniśmy wyrobić w sobie umiejętność asertywnego odmawiania innym osobom, a także wiedzieć jakie priorytety nadawać zadaniom, które musimy wykonać. Wtedy znacznie łatwiej będzie się skupić na realizacji punkt po punkcie tego, co mamy do zrobienia.

Jak ćwiczyć swoją asertywność?

Trenowanie asertywności, czyli umiejętności wyrażania swoich potrzeb, uczuć i granic w sposób szanujący zarówno siebie, jak i innych, może pomóc Ci odmawiać ludziom, którzy często proszą o pomoc, gdy nie masz na to czasu lub energii. Im częściej robisz coś dla kogoś kosztem swojego czasu, tym trudniej realizować Ci zaplanowany dzień.

1. Rozpoznaj swoje potrzeby. Zanim zaczniesz odmawiać, zastanów się nad swoimi potrzebami i ograniczeniami. Rozważ, czy jesteś w stanie pomóc w danej sytuacji, czy może to zaszkodzić Twoim własnym obowiązkom lub samopoczuciu.
2. Zrozum swoje prawa. Pamiętaj, że masz prawo do wyrażania swoich granic i odmawiania proszącym o pomoc, jeśli jest to konieczne. Twoje prawa są równie ważne, jak prawa innych ludzi.
3. Używaj jasnego i bezpośredniego języka. Podczas odmawiania pomocy, używaj jasnego, bezpośredniego i uprzejmego języka. Unikaj wymijania czy wykręcania się.
4. Zaplanuj odpowiedź. Jeśli wiesz, że istnieje szansa, że ktoś poprosi Cię o pomoc, zaplanuj, jak możesz odmówić. Możesz wypróbować zdanie w stylu: Rozumiem, że potrzebujesz pomocy, ale teraz nie mam możliwości, aby Ci pomóc.
5. Ucz się mówić NIE. Mówienie nie to ważna część asertywności. Obejmuje to umiejętność odmawiania, gdy to konieczne, bez poczucia winy.
6. Ćwicz empatię. Staraj się zrozumieć, że inni ludzie mogą być rozczarowani lub zaniepokojeni Twoją odmową. Wyrażaj empatię wobec ich uczuć, ale nie pozwól, aby te uczucia zmusiły Cię do podejmowania działań, których nie chcesz podjąć.
7. Zaplanuj alternatywne rozwiązania. Jeśli możesz, zaoferuj alternatywne rozwiązania, które mogą pomóc osobie w potrzebie, bez konieczności angażowania się w sposób, który byłby dla Ciebie nieakceptowalny.
8. Bądź stanowczy. Nie daj się przekonać do zmiany swojej decyzji, jeśli wiesz, że odmowa jest słuszna. Bądź stanowczy i uprzejmy w swojej postawie.

Trenowanie asertywności może wymagać czasu i praktyki, ale jest to cenna umiejętność, która pozwala zachować równowagę między pomocą innym a dbaniem o siebie i swoje sprawy. Warto inwestować w rozwijanie tej umiejętności, aby osiągnąć zdrowsze relacje i lepsze samopoczucie.

Jak nauczyć się nadawać zadaniom priorytety?

Nadawanie zadaniom priorytetów to kluczowa umiejętność zarządzania czasem i zadaniami, która pomaga skoncentrować się na najważniejszych i najważniejszych rzeczach. Zanim umieścisz na szczycie listy zadania do zrobienia, przeanalizuj każde z nich pod kątem ważności. Zadania ważne to te, które mają istotny wpływ na osiągnięcie Twoich celów i sukces w pracy lub życiu osobistym. Następnie przydziel zadaniom priorytety w oparciu o ich ważność i pilność. Można to zrobić na kilka sposobów. 

• Wykorzystaj skalę od 1 do 5, gdzie 1 to zadania najważniejsze, a 5 to zadania najmniej istotne.
• Stosuj oznaczenia kolorami, np. zakreślenie na czerwono oznacza najważniejsze rzeczy.

Nadając zadaniom priorytety, sprawdź, czy któreś z nich mają określone terminy wykonania. Te, które mają ściśle określony termin, mogą wymagać wyższego priorytetu. W niektórych przypadkach większe zadania można podzielić na mniejsze etapy. To pozwoli Ci łatwiej tworzyć plan dnia w kalendarzu.